Noordelijke inspecteurs waarschuwen: gemeenten betrekken archiefmedewerkers onvoldoende bij digitalisering
Op woensdag 8 september verscheen er een opmerkelijk artikel in het Friesch Dagblad. In het betreffende artikel wordt aangegeven dat de Noordelijk Archiefinspectie waarschuwt dat gemeenten hun archiefmedewerkers onvoldoende betrekken bij digitalisering. Op zich voor ons niet nieuw maar goed dat nu ook de archiefinspectie dit in haar rapportage opneemt.
Het digitaal archief verslonst
Friese gemeenten laten hun personeel te weinig ervaring opdoen met digitale dossiervorming. Als gemeenten de medewerkers van de documentaire informatievoorziening onvoldoende betrekken bij de digitalisering, is het straks niet meer mogelijk te voldoen aan wettelijke eisen voor archivering.
Daarvoor waarschuwen de provinciale archiefinspecteurs van Fryslân, Groningen en Drenthe in hun gisteren verschenen jaarverslag. De inspecteurs signaleren dat vorig jaar - naast de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân - slechts negen van de 31 Friese gemeenten bezig waren met digitale dossiervorming.
Bovendien zijn slechts vijf gemeenten en het waterschap goed voorbereid op de archivering binnen komende landelijke ontwikkelingen, zoals de WABO (de nieuwe omgevingsvergunning) en de BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen). Het voornaamste gebrek ligt volgens de inspecteurs bij onvoldoende ingerichte digitale infrastructuur. De systemen zijn over het algemeen wel aangeschaft, maar de medewerkers krijgen naast de standaard dossiervorming niet genoeg kans de systemen te leren beheersen, waardoor de ontwikkeling stagneert.
Meer zorgen
De noordelijke archiefinspectie maakt zich - naast de grote vlucht van digitale informatievoorziening, die extra menskracht vereist - meer zorgen over de toekomst. De soms diffuse maar groeiende samenwerkingsverbanden tussen overheden, de complexiteit van nieuwe wet- en regelgeving, de groeiende rol van ongecontroleerde externe adviseurs bij lagere overheden en de rol van bezuinigingen eisen dat de archiefinspectie alert blijft, schrijven de inspecteurs.
De huidige bezetting van de inspectie is echter kwetsbaar en het afbreukrisico bij uitval of inkrimping is zeer groot, stellen zij in het jaarverslag. Volgens de archiefinspectie zal er daarom ook externe kennis moeten worden ingezet ter ondersteuning van het werk, dat nu door vijf mensen wordt gedaan.
Archiefwet
De inspecties van de drie noordelijke provincies werken sinds 1992 zeer nauw samen bij de taakvoering. Op grond van de Archiefwet 1995 doet de inspectie jaarlijks verslag van het toezicht op de archiefzorg door gemeenten,waterschappen, organen van gemeenschappelijke regelingen, korpsen regiopolitie en de provinciale organisatie.
Twitter 
Tweets aan het laden 
RSS feed
 |
Abonneer u nu op onze RSS Feed. |
